Вътрешна документация — заповеди, правила, процедури

Повечето малки фирми имат вътрешна документация само на хартия в главата на управителя. Проблемът се появява в деня на проверката или в деня, в който ключов служител напусне — тогава изведнъж се оказва, че никъде не пише кой какво прави и по какъв ред.

Какво включва

Изготвяме заповеди по всякакъв повод — за назначаване на комисия, за въвеждане на правила, за ползване на служебно имущество, за реда на отчитане. Подготвяме вътрешни правила и процедури, инструкции за работа, длъжностни характеристики, докладни записки, протоколи от заседания и комисии, номенклатури и регистри.

Документите не са преписани от интернет шаблони. Пишат се според това как фирмата реално работи, с Вашите длъжности, Вашите срокове и Вашите отговорни лица — иначе никой не ги спазва.

Комплект вместо отделни листове

Когато документите се изготвят един по един, след година никой не помни кой е актуален. Затова подреждаме всичко в номериран комплект с единна номенклатура, версия и дата, и Ви предаваме регистър, в който се вижда какво е издадено, кога и от кого е подписано.

Така при следваща промяна се сменя само засегнатият документ, а не целият архив.

Какво не правим

Не изготвяме документи, за които законът изисква специална правоспособност или лиценз — например оценки на риска от лицензиран орган по трудова медицина, счетоводни политики или правни становища. Когато задачата опира до такъв документ, казваме го веднага и подготвяме всичко останало около него.

Срокове и цена

Стандартният срок е до 3 или до 5 работни дни според сложността, а при спешна услуга — до 24 часа. Цената се определя след преглед на конкретния случай и се съобщава писмено, преди да започне работа. При постоянна нужда услугата влиза в абонаментен план.