Как да въведете ред в документите на фирмата за пет стъпки

Тестът е прост: колко време Ви отнема да намерите договор отпреди две години и колко души трябва да питате, за да разберете кой го е подписал. Ако отговорът е повече от пет минути и повече от един човек, документооборотът Ви струва пари всеки месец, без да се вижда в никой отчет.

Стъпка 1: Карта на документите

Преди да въвеждате правила, опишете какво реално минава през фирмата. Един лист е достатъчен: видове документи, кой ги създава, кой ги одобрява, кой ги подписва, къде се съхраняват и колко дълго. Почти винаги при това упражнение изплуват два-три документа, за които никой не знае кой отговаря — те са Вашият истински проблем, не липсата на система.

Стъпка 2: Номерация, която не се обърква

Всеки изходящ и вътрешен документ получава номер. Схемата трябва да е разбираема без обяснение: код по вид, пореден номер, година. Изходящите писма вървят по един ред, договорите по друг, заповедите по трети. Номерацията се нулира на 1 януари, а не в средата на годината.

Правилото, което пази номерацията жива, е едно: номер се дава в момента на издаване, не по-късно. Всичко останало довежда до два документа с един номер.

Стъпка 3: Регистри вместо памет

Регистърът е обикновена таблица — номер, дата, вид, контрагент, кратко описание, отговорник, място на съхранение. Три регистъра обикновено покриват малка фирма: входяща и изходяща кореспонденция, договори, вътрешни актове. Поддържат се в споделена таблица, до която имат достъп двама души, а не един.

Стъпка 4: Електронен архив с правило за именуване

Структурата на папките повтаря картата от първата стъпка, а не личните навици на този, който я е създал. Правилото за именуване е най-подценяваната част и същевременно тази с най-голям ефект. Работеща схема: ГГГГ-ММ-ДД_вид_контрагент_номер. Файловете се подреждат хронологично сами, търсенето става по контрагент, а никой не се чуди дали да пише „договор“ или „Договор“.

Сканираните документи се съхраняват в PDF, не като снимки в различни формати. Един файл на документ, а не двадесет отделни страници.

Стъпка 5: Шаблони за повтарящото се

Ако един документ се пише повече от два пъти годишно, той е шаблон. Договор за услуга, приемо-предавателен протокол, съпроводително писмо, покана за плащане, заповед за отговорно лице. Шаблоните се държат на едно място, в редактируем формат, с ясно отбелязани полета за попълване и с версия в долния колонтитул.

Какво да не правите

Не купувайте система за документооборот, преди да сте минали през петте стъпки — софтуерът не подрежда хаос, а го дигитализира. Не започвайте с разчистване на стария архив, защото това е най-демотивиращата част; започнете от днешния ден напред и разчистете назад, когато редът вече работи. И не оставяйте цялата система да зависи от един човек.

Когато няма кой да го направи

Петте стъпки отнемат няколко дни съсредоточена работа, каквато рядко се намира сред текущите задачи. Точно затова кантората ги извършва като отделна услуга — с карта на документооборота, номерация, регистри, структура на архива и комплект шаблони, предадени с указание кой документ кога се актуализира.

Често задавани въпроси