Приемо-предавателният протокол е един от най-кратките документи в оборота на всяка фирма и същевременно един от най-често съставяните формално. Смисълът му е един: след месеци да може да се докаже какво точно е предадено, кога, от кого и на кого — без да се разчита на памет.
Задължителните елементи
Протоколът започва с дата и място на съставяне и с точното посочване на страните: наименование, ЕИК, представляващо лице за фирмите, съответно три имена за физическите лица. Ако протоколът е към договор, се посочват номерът и датата на договора — иначе документът виси сам за себе си.
Следва предметът: изчерпателно описание на предаваното. Тук се допуска най-честата грешка — описания като „документи по случая“ или „офис техника“. Работещото описание съдържа вид, брой, идентификация (номер, сериен номер, период), а при документи — брой страници. Ако предавате файлове, посочете формат и брой файлове, а при чувствително съдържание — и начина на предаване.
Накрая идват констатациите при приемането, датата на фактическото предаване и подписите на двете страни. Ако приемащият има забележки, те се вписват в самия протокол, а не се обсъждат устно.
Клаузата, която спестява спорове
Полезно е да се добави срок за възражения — например пет работни дни от получаването, в които приемащият може да съобщи за несъответствия. Такава клауза дисциплинира и двете страни: предаващият знае докога носи отговорност за очевидни липси, а приемащият е мотивиран да провери веднага, вместо след три месеца.
Протокол без опис на приложенията е разписка за нищо. Описът е протоколът.
Електронно предаване
Когато документите се предават по електронна поща или през защитен канал, протоколът отбелязва канала, датата и часа, както и наименованията на файловете. Практично е да се впише и контролен признак — например общ брой страници на PDF файла. Подписването може да е с електронен подпис или чрез размяна на подписани сканирани екземпляри, стига и двете страни да са го приели за валиден начин в договора.
| Пропуск | Последица |
|---|---|
| Липсва връзка с договор | Не се вижда по кое правоотношение е предаването |
| Общо описание на предаваното | Не доказва нищо конкретно при спор |
| Няма брой страници или бройки | Спори се за липси |
| Един екземпляр | Страната без екземпляр е в неизгодна позиция |
| Без дата на фактическото предаване | Не тече срок за възражения |
Кога се съставя
При приключване на услуга и предаване на резултата, при предаване на документи за обработка, при предоставяне на служебна техника на служител, при смяна на материално отговорно лице и при връщане на активи след прекратяване на трудово правоотношение. Във всички тези случаи протоколът се съставя в два еднообразни екземпляра — по един за всяка страна.
Част от нормалния ред
В кантората протоколът е стандартен завършек на всяка услуга — заедно със заявката, договора и декларацията за поверителност той е част от комплекта, който придружава работата. Ако искате същият ред да бъде въведен и вътре във Вашата фирма, това е част от организацията на документооборота.
Често задавани въпроси
Има ли законово утвърден образец?
Не съществува единен задължителен образец за всички случаи. Изискването е документът да съдържа достатъчно данни, за да установи безспорно какво, кога и между кого е предадено.
Достатъчен ли е сканиран подписан протокол?
В повечето търговски отношения да, особено ако страните са уговорили електронен обмен в договора. За спорни или високостойностни предавания е по-сигурно да има и оригинал с подпис.
Кой съставя протокола?
Обикновено предаващата страна, тъй като тя описва предаваното. Приемащата страна вписва констатациите си преди подписване.
Още по темата
Административен аутсорсинг или назначаване на администратор: сметката
Пълната цена на едно работно място спрямо месечен абонамент — и кога всеки от двата варианта наистина печели.
ДокументооборотКак да въведете ред в документите на фирмата за пет стъпки
Без нов софтуер и без проект за три месеца — редът се въвежда с карта на документите, номерация, регистри, архив и шаблони.